Excel / Tabellenkalkulation: Rechnen mit Zeiten

Ermittlung von Gesamtkosten auf Basis Zeit * Stundensatz

Als Beispiel sei gegeben: Für eine Tätigkeit wurden 3 Stunden und 20 Minuten aufgewendet, die Erfassung in Excel erfolgt in A1 der Form 3:20. Der Stundensatz beträgt 41,00 Euro (B1).

Für die Ermittlung der Gesamtkosten wird in C1 die Formel =A1*B1 verwendet, das Ergebnis von 5,694444 bzw. wenn die Zelle als Uhrzeit formatiert ist 16:40, hat aber kaum etwas mit dem korrekten Ergebnis zu tun. Ursache dafür ist die "Verwaltung" der Arbeitszeit innerhalb von Excel im Format "Stunde:Minute" als Bruchteile eines ganzen Tages.

Wenn in Ihrer Tabelle zum Beispiel die Angabe von 12 Stunden, also "12:00" verwendet wird, wertet Excel dies intern als "0,5" aus: 12 Stunden sind die Hälfte eines ganzen Tages. Analog dazu entspricht der Zeitwert von 18 Stunden in der Form "18:00" der Dezimalzahl "0,75" und der Zeitwert "3:20" der Dezimalzahl "0,13888".

Wie erhalten Sie also passende Werte für die Stundenlohnberechnung? Sie müssen nur ganz einfach den Zeitwert mit 24 multiplizieren. Das Ergebnis sind die vollen Stunden mit dem passenden Dezimalanteil für die Minuten. Die Zeit "3:20" wird durch die Multiplikation mit 24 in den Dezimalwert "3,33"

umgewandelt. Und damit können Sie problemlos den Stundenlohn berechnen. Für unser Beispiel: =(A1*24)*B1, als korrektes Ergebnis 136,67 €. Gegebenenfalls müssen Sie die Zelle noch über den Menüpunkt Format / Zellen formatieren und in das gewünschte Zahlenformat bringen.

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Excel / Tabellenkalkulation: Negative Stundenwerte oder negative Zeiten

Bei der Zeiterfassung und der Auswertung mit Soll/Ist-Vergleich kann es schon mal vorkommen, dass ein Mitarbeiter an einem Tag weniger Stunden anwesend ist, als die erforderliche Sollstundenzahl. Die Minusstunden werden von Excel standardmäßig als ############ dargestellt. Der gewiefte Excel-Nutzer erweitert nun die Anzeige in der Spalte, da das Rautensymbol üblicherweise bedeutet, "nicht genügend Platz, um den Wert korrekt darzustellen". Aber es hilft leider nichts, selbst eine Spaltenbreite von 200 und mehr Pixeln bringt nur noch mehr Rauten auf den Monitor oder aufs Papier. ##################################################

Die Lösung ist ebenso trivial wie unvermutet:

Je nach Excel-Version (hier 2002/XP/2003): Menüpunkt "Extras", "Optionen", "Berechnung", anklicken des Feldes "1904-Datumswerte", um diese Funktion zu aktiveren.

In Excel 2007 ist diese Funktion unter "Office Knubbel" (ganz oben links die Perle), Schaltfläche Excel-Optionen, Kategorie Erweitert, Abschnitt "Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe" zu finden - oder sollte der geneigte Benutzer eher sagen "versteckt"?

Et voilà: aus ############## wird -1:00, wie es sich gehört. Bzw. eigentlich gehört es sich überhaupt nicht, Minusstunden auszuweisen ...

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