Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung

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Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung

 






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Lohn- und Gehaltsabrechnung in modern

2021-10 - Die Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung

Die Digitalisierung der Steuerbranche ist in vollem Gange. Immer mehr Steuerberater nutzen digitale Technologien, um mit ihren Mandanten zu kommunizieren, Dokumente zu erhalten und Abrechnungen und Abschlüsse an die Finanzämter zu schicken. Aber auch die Unternehmen selbst greifen bei ihrer Lohnbuchhaltung immer häufiger auf digitale Technologien zurück. Hieraus ergeben sich viele Vorteile. Welche Funktionen und Features digitale Lösungen für die Lohnbuchhaltung besitzen müssen, um den Anwendern einen größtmöglichen Nutzen zu bieten, erläutert dieser Artikel.

Mit den richtigen digitalen Tools lässt sich bei der Lohnbuchhaltung eine Menge Zeit sparen

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Mit den richtigen digitalen Tools lässt sich bei der Lohnbuchhaltung eine Menge Zeit sparen.

 

Immer auf dem neuesten Stand

Die Steuerbranche ist einem ständigen Wandel unterworfen. Immer wieder nimmt der Gesetzgeber Anpassungen an bestehenden Steuergesetzen vor oder entwickelt neue gesetzliche Regelungen, an die sich die Betriebe halten müssen. Für Laien ist es äußerst schwierig, hier den Überblick zu behalten. Gelegentlich tun sich aber auch einige Steuerberater schwer, da manche Regelungen extrem kompliziert formuliert sind oder neue Bestimmungen bald nach der Einführung wieder abgeschafft und durch andere ersetzt werden.

Die Digitalisierung ermöglicht es allen Anwendern, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Es gibt eine große Zahl an hochwertigen Steuertools, die sowohl bei der individuellen Lohnbuchhaltung im Unternehmen als auch bei den Steuerbüros eingesetzt werden kann. Diese Tools aktualisieren sich kontinuierlich und automatisch und werden von den Herstellern auf der Höhe der Zeit gehalten. Auf diese Weise können sich Anwender sicher sein, sämtliche geltenden Regeln zu befolgen und keine unangenehmen Fehler bei ihrer Lohnbuchhaltung zu machen. 


  • Mit der richtigen Technik ist kein Steuerberater nötig 

  • Viele Unternehmen vertrauen bei Steuerfragen einem professionellen und erfahrenen Steuerberater. Hierdurch gewinnen sie eine hohe Rechtssicherheit und müssen sich nicht eigenständig um ihre Steuerangelegenheiten kümmern. Hierfür fallen allerdings teils recht hohe Kosten an, da die Leistungen von Steuerberatern abhängig von der jeweiligen Tätigkeit oft kostspielig sind. Außerdem muss zunächst ein seriöser und professioneller Steuerberater gefunden werden, dem die Unternehmen vertrauen. All dies kostet Zeit und Ressourcen, die in einem Betrieb üblicherweise rar sind.

    Immer mehr Firmen gehen deswegen dazu über, digitale Tools für die Lohnbuchhaltung einzusetzen. Mit diesen werden sie in die Lage versetzt, ihre Steuerangelegenheiten in Eigenregie zu erledigen. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit beherrschen die meisten die vorhandenen Features der Steuer-Software problemlos und können alle anfallenden Aufgaben erledigen. Auf diese Weise sparen sie sich die Kosten für einen Steuerberater und kommen ihren jeweiligen Verpflichtungen trotzdem zuverlässig nach. 

Mobilität ist gefragt

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Digitale Lösungen für die Lohnbuchhaltung müssen heutzutage dringend mobil sein.

Die Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung führt zu einer steigenden Mobilität in den Unternehmen. Früher war es zwingend erforderlich, alle Unterlagen an einem Ort zu sammeln und bei der Lohnbuchhaltung die entsprechenden Aktenordnern zur Verfügung zu haben. Heutzutage liegen die diversen Unterlagen, Nachweise und Belege in digitaler Form vor. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter unabhängig und müssen die Lohnbuchhaltung nicht zwingend in der Steuerkanzlei oder im Unternehmen durchführen.

Aktuell gewinnt das Homeoffice hierzulande an großer Bedeutung. Hier ist es von Vorteil, wenn die Mitarbeiter unabhängig sind und von jedem beliebigen Ort aus auf die Steuerunterlagen zugreifen können. Ein weiterer Vorteil dieser Entwicklung ist, dass Unterlagen nicht mehr so leicht verlorengehen können. Es genügt, sie auf verschiedenen Servern oder in der Cloud abzuspeichern, um im Zweifelsfall Sicherheitskopien der einzelnen Dokumente zur Verfügung zu haben. Das erhöht die Sicherheit der Unternehmen und schafft Vertrauen bei der Belegschaft.

Optimal von finanziellen Vorteilen profitieren

Bei der Lohnbuchhaltung kommt es darauf an, möglichst alle existierenden Freibeträge und Vergünstigungen voll auszunutzen. Die Mitarbeiter verlangen von ihren Arbeitgebern, dass sie sich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gut auskennen und dafür sorgen, dass ihnen keine finanziellen Nachteile entstehen. Wer auf Nummer sicher gehen wollte, musste bisher viel recherchieren und sich einlesen, um in Steuerfragen auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Heute übernehmen digitale Tools diese Aufgabe. Mit einer Software ist es möglich, die Lohnabrechnung effizient und schnell zu gestalten und hierbei sämtliche Freibeträge zu berücksichtigen. Die Software führt die Anwender durch die verschiedenen Aufgaben und informiert sie darüber, welche Möglichkeiten sie haben, um von Vergünstigungen zu profitieren. Auf diese Weise sind die Mitarbeiter zufrieden und die Lohnbuchhaltung gelingt besonders schnell.

Anwenderfreundliche Features sind gefragt

Es empfiehlt sich, einen genauen Vergleich unterschiedlicher digitaler Lösungen für die Lohnbuchhaltung durchzuführen. Ein wichtiges Auswahlkriterium sollte hierbei die Nutzerfreundlichkeit sein. Gerade in Steuerfragen hat niemand Zeit oder Lust, sich mit komplizierten Sachverhalten auseinanderzusetzen. Die einzelnen Handlungsschritte bei der Lohnbuchhaltung müssen klar verständlich und nachvollziehbar sein. Nur wenn es den Anwendern in einer vertretbaren Zeit möglich ist, die komplette Lohnbuchhaltung zu erledigen, ist ein Tool wirklich zweckmäßig.

Bei der Auswahl ist darauf zu achten, welche Leistungen ein Unternehmen tatsächlich benötigt. In Steuerfragen gibt es nämlich viele Möglichkeiten und Features, die genutzt werden können. Abhängig vom jeweiligen Leistungsspektrum kosten die einzelnen Tools mehr oder weniger. Es ist empfehlenswert, die Lösung auf den individuellen Bedarf anzupassen, um die perfekten Lösungen zu einem möglichst günstigen Preis zu erhalten.

Das Thema Sicherheit muss weit oben auf der Agenda stehen

Gerade in Steuerfragen kommt es darauf an, für größtmögliche Sicherheit zu sorgen. Bei der Lohnbuchhaltung hantieren Arbeitgeber mit sensiblen und vertraulichen Daten. Diese dürfen keinesfalls in die Hände Unbefugter oder gar Krimineller gelangen. Deswegen ist es wichtig, dass die gewählten digitalen Lösungen ein Höchstmaß an Sicherheit bieten und in Sachen Datenschutz auf dem aktuellen Stand sind. Das gilt insbesondere dann, wenn Daten und Informationen bei Drittanbietern gespeichert oder in die Cloud gelagert werden. Nur wenn sich die Mitarbeiter darauf verlassen können, dass mit Ihren personenbezogenen Daten verantwortungsbewusst, professionell und DSGVO-konform umgegangen wird, werden sie mit der jeweiligen Lohnbuchhaltung zufrieden sein.

Fazit

Die Digitalisierung der Lohnbuchhaltung bringt den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie können Steuerangelegenheiten selbständig erledigen und sind somit nicht mehr zwingend auf die Hilfe eines teuren Steuerberaters angewiesen. Außerdem gelingt die Lohnbuchhaltung so innerhalb kürzester Zeit, was kostbare Ressourcen während des Arbeitsalltags einspart. Wichtig ist es, ein geeignetes digitales Tool zu finden, das auf den persönlichen Bedarf zugeschnitten und möglichst preiswert ist. Um dies zu schaffen, bietet sich ein umfassender Anbieter- und Preisvergleich an.

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